Empresas de destrucción de documentos

Tips para contratar empresas de destrucción de documentos responsables

Las empresas de destrucción de documentos son una de las más requeridas en la actualidad. No obstante, pese a que sus servicios están debidamente regulados en la LOPD no todas se adaptan a la ley.

Requisitos que deben cumplir las empresas de destrucción de documentos

En virtud de ello, es recomendable que antes de formalizar el contrato con alguna de las empresas para destrucción de documentos, prestemos atención a su contenido. Por supuesto, para verificar que cumple con los requisitos mínimos, previamente debemos saber cuáles son, por eso a continuación te los damos a conocer:

• El servicio a prestar: aunque parezca evidente, es necesario plasmarlo en el contrato. En principio porque es a partir de dicho instrumento de donde se desprenden las obligaciones de las partes, pero también, porque es la oportunidad para ofrecer los pormenores de la actuación de las empresas de destrucción de papel.
• Restricción de acceso: el hecho de que aceptemos que la empresa se encargue de destruir determinados documentos, no significa que con ello le damos permiso de conocer datos confidenciales.

Por todo esto, es indispensable incluir una cláusula donde se les prohíba acceder a ellos y se obliguen a guardar el secreto sobre la información que conocieron durante el desempeño de sus actividades. Adicionalmente, conviene agregar la prohibición de que la empresa de destrucción de documentos les dé a estos, un uso distinto al expresado en las especificaciones del servicio a prestar.

• Protección ambiental: la legislación que regula la destrucción de documentos, es muy insistente al exigir que dicha actividad no constituya una amenaza para el medio ambiente. Por tanto, verifiquemos que los mecanismos utilizados cumplirán con este requisito.

• Seguro de responsabilidad civil: es un aspecto que a veces se ignora, pero que es muy relevante. En este sentido, es aconsejable contratar empresas españolas de destrucción de documentos que ofrezcan soluciones como esta en caso de una contingencia.

Si estamos inseguros al respecto, lo prudente es revisar la LOPD y no solo esta sino también el Reglamento Europeo de Protección de Datos que entrará en vigencia el próximo 25 de mayo. Y dado que no todos somos expertos en leyes, tengamos en cuenta que es mejor invertir en honorarios que hacer gastos en multas. Por lo tanto, no dudemos en contratar los servicios de un abogado que nos oriente y explique el contenido del contrato, antes de decantarnos por alguna de las empresas de destrucción de documentos.