Destrucción documentos

Destrucción documentos: errores que toda empresa debe evitar

Poseer información personal de otras personas es una gran responsabilidad que las empresas no pueden evitar asumir. Por ello, están obligadas a darle el tratamiento adecuado y eso implica ser cuidadosos desde que esta se genera hasta que llegue el momento de la destrucción documentos que la contienen.

Cuando hablamos de obligaciones, es indudable que nos estamos refiriendo a la ley, porque de ella se derivan las diferentes responsabilidades que debemos cumplir. Sin embargo, curiosamente uno de los errores más frecuentes en las empresas incumplidoras es el desconocimiento de esta y así, se inicia una lista que incluye una serie de desaciertos que todas deben evitar:

• Destruir solo una parte de los documentos: a veces el problema no es que se desconozca la ley, sino que se limitan a cumplirla textualmente. Esto no acarrea ninguna sanción legal pero, en este caso, sí puede afectar el buen funcionamiento de la compañía.

En este sentido, aunque la lista de clientes, planes de marketing y el resto de información relativa al funcionamiento de la misma, no está contemplada dentro de la LOPD, sí es conveniente eliminarla oportunamente, de lo contrario, podría llegar a manos de la competencia.

• Quemar los documentos: es una forma muy eficaz de eliminar cualquier información pero no es la más eficiente. Debemos tener presente que además de la protección de datos, la LOPD tiene por objeto asegurar que los procedimientos que se realicen con dicho fin no vulneren al medio ambiente.
• Establecer un procedimiento complejo: ciertamente debemos asegurar que se alcancen los máximos niveles de protección y confidencialidad, pero esto no es sinónimo de complejidad. Un proceso difícil desmotiva y puede demorar la tarea al punto de excedernos del tiempo que disponemos para hacerla. Por consiguiente, lo recomendable es apostar por lo que aporta eficiencia.

Muchas veces tendemos a menospreciar esta clase de responsabilidades por derivar de una obligación legal. No obstante, si lo vemos desde la perspectiva del marketing, descubriremos que la eficiencia en su cumplimiento nos da una mejor imagen frente a nuestros clientes. Así que procuremos incluir dicha meta dentro de los objetivos empresariales.